MANAGED PRINT SERVICES (MPS)

Ein Großteil der Unternehmen in Deutschland können weder Druckkosten noch Druckvolumen exakt benennen. Und dabei werden hierzulande pro Jahr über 30 Milliarden Euro für das Drucken ausgegeben.

 

Was sind Managed-Print-Services?

Managed Print Services (MPS) umfassen alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen), die dem Ziel dienen, eine individuelle und optimal koordinierte Druck- und Dokumentenverarbeitung zu erreichen.

Die Ermittlung der Kosten der eigenen Infrastruktur, durch klassische Kostenbetrachtung, wie z.B. nach Total Cost of Ownership (TCO) oder Costs per Page (CPP), ist hier zu kurz betrachtet. Denn kein Dokument entsteht erst beim Druck , der Prozess und somit auch die Kosten für ein gedrucktes Dokument beginnen bereits bei der Dokumentenerstellung.

Wildwuchs als Kostentreiber
Die Erstellung, Steuerung und Digitalisierung von Dokumenten ist für jedes Unternehmen existenziell wichtig. Gewachsene Output-Strukturen entwickeln sich heterogen und sind damit einer der Kostentreiber in Ihrem Unternehmen.

Verschiedene Systeme und unterschiedliche Finanzierungen erhöhen den administrativen Aufwand.
Eine standardisierte Integration in das Netzwerk ist dadurch in der Regel nicht möglich.
Die Koordination von Service und Beschaffung der Verbrauchsmaterialien ist sehr aufwändig.
Durch zunehmende Überalterung entsprechen viele Systeme nicht mehr den Anforderungen und
erhöhen durch häufigeren Ausfall den Serviceaufwand.

Ein optimales MPS-Konzept zeichnet sich deswegen durch die Betrachtung des gesamten Dokumentenerstellungsprozess aus. Angefangen vom elektronischen Dokument bis zur Ausgabe am Drucker oder Multifunktionsgerät. In der Gesamtkostenbetrachtung spielt der Druck nur eine kleine Rolle.
Berechnungen der Gardner-Group haben ergeben, das die Hardware inkl. Service nur ca. 20% der Gesamtkosten ausmacht. Diese Kosten werden aber fälschlicherweise aufgrund der leichten Erfassbarkeit häufig als einziger Kostenpunkt betrachtet.

Neben der Analyse und einem neuen, verbesserten Design der Infrastruktur der Informationsverteilungswege Ihres Unternehmens gibt es einen weiteren wesentlichen Bestandteil der Managed Print Services:
nämlich die Dienstleistungen, die vom Anbieter einer MPS-Lösung erbracht werden können. Diese Dienstleistungen umfassen Planung, Implementierung, Betrieb, Wartung und Erneuerung der Output-Devices und deren spezifische Lösungen. Mit den Managed Print Services kann ein maßgeschneidertes und voll skalierbares Outsourcing- oder Outtasking-Modell für den gesamten Dokumenten-Output angeboten werden, um die Zuständigkeiten für die Output-Devices und deren speziellen Lösungen für einen stets aktuellen Informationsverteilungsprozess in Ihrem Unternehmen zu koordinieren. Wichtig ist, dass diese Modelle auf Zukunftsfähigkeit ausgerichtet sind.

Denn Strukturen und technologische Anforderungen in Unternehmen unterliegen ständigem Wandel. Was heute noch „state of the art“ ist, ist morgen Durchschnitt und übermorgen ein Störfaktor. Dies gilt auch für das oft unterschätzte Output-Managment. Wenn es fehlt oder unzureichend ausgeprägt ist, leidet die Produktivität des gesamten Unternehmens.

Die Analyse
Um nachhaltig etwas zu verbessern, muss zunächst die Ist-Situation ermittelt werden.

Dies gilt gerade für die Ausgabestruktur und das Dokumentenmanagement. Mit der professionellen Analyse schaffen wir die wichtigste Voraussetzung für eine optimale Integration Ihrer Hardwarelandschaft sowie der Dokumentenmanagementprozesse. Durch eine exakte Erfassung der Ist-Situation zeigen wir Ihnen das derzeitige Ausgabevolumen und die damit verbundenen Gesamtkosten auf.

In gemeinsamen Ergebnisgesprächen erarbeiten wir mit Ihnen eine individuelle Lösung.

Die Realisierung
  1. ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Gesamtkonzept
  2. Hersteller unabhängige Implementierung von Druckern, Farbkonzepten
  3. Scan- und Dokumentenprozesslösungen
  4. maßgeschneiderte Soft- und Hardwarestruktur mit wenigen Modelltypen
  5. keine administrativen Personalkosten
  6. keine Kapitalbindung und damit verbundene Verringerung Ihrer Kreditlinie
  7. ein Ansprechpartner für alle Outputsysteme
  8. einheitliche Bedienerführung und Gerätetreiber
  9.  einheitlicher Seitenpreis für alle Systeme
  10. Hersteller unabhängige Implementierung von Druckern, Farbkonzepten
  11. sämtliche Wartungs- und Technikerkosten sowie Verbrauchsmaterialien
    sind im Seitenpreis bereits enthalten
  12. Steigerung der Leistung, Funktionalität und Effektivität Ihrer gesamten
    Output-Kette
Ihre Vorteile
  • Durch ein professionelles Outsourcing verringern wir Ihre administrativen Kosten.
  • Über eine einheitliche Struktur in der Druck- und Kopiererlandschaft vereinfachen wir die Lagerlogistik bei den Verbrauchsmaterialien.
  • Mit einem individuellen Servicekonzept verhindern wir Ausfallzeiten und sichern so
    Ihre Produktivität.
  • Mit Hilfe auf Ihr Unternehmen zugeschnittener Softwarelösungen integrieren wir vorhandene Systeme optimal in Ihre Unternehmensstruktur und optimieren so die Abläufe.
  • Durch transparente Verträge ohne Mindestvolumen und versteckter Preisgestaltung begrenzen wir die Kosten auf das, was Sie tatsächlich produzieren.
  • Sparen Sie Geld, Zeit und Ressourcen und nutzen Sie diese für Ihr Kerngeschäft.
  • Welches Konzept für Sie wirklich das Richtige ist, können wir nur über ein persönliches Gespräch klären und Ihnen so ein individuelles Angebot erstellen.

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